In Italia, si riscontra spesso che il personale amministrativo è abituato a ragionare per logica di partita contabile. Infatti la rilevazione dei fatti contabili avviene soprattutto imputando il dare e l’avere. Non a caso, i software gestionali sviluppati dalle software house Italiane, sono in buona parte costruiti per supportare questa logica.
Utilizzando i sistemi ERP integrati, soprattutto quelli di provenienza anglosassone, si trova una significativa differenza rispetto alla logica della partita contabile. Questi software, infatti, pongono l’accento sui documenti gestionali che alimentano anche il flusso di contabilità, ma non solo.
Spesso, questo cambio di paradigma, spiazza chi non ha dimestichezza con questa prospettiva e fatica a comprendere le logiche di funzionamento della contabilità secondo questi schemi.
Quali sono, dunque, le differenze principali tra i sistemi a partita contabile e i software ERP?
La differenza fondamentale è che non si deve più ragionare per ogni singola registrazione, ma bisogna fare uno sforzo iniziale per impostare correttamente le regole di contabilizzazione. L’ERP, integrando i flussi documentali all’interno della contabilità, automatizza le scritture. La registrazione del documento fa sì che vengano registrati anche i fatti contabili. In questo modo, una qualsiasi fattura di acquisto registrerà automaticamente i costi nel conto economico e rileverà automaticamente il debito verso il fornitore nello stato patrimoniale.
Ad esempio: per la registrazione di una fattura di professionisti, in un sistema tradizionale sarebbero necessari diversi step affinché si possa rilevare la rivalsa previdenziale e il debito verso l’erario per la ritenuta d’acconto. Con un ERP integrato sarà invece sufficiente inserire l’importo del compenso lasciando al sistema l’onere delle varie rilevazioni (questo serve anche per un controllo della fattura fornitore).
Anche alla registrazione di un incasso/pagamento, gli ERP integrati automatizzano la scrittura da effettuare. Utilizzando il flusso documentale, il sistema richiede l’abbinamento di fattura/e ed incasso/pagamento. Così facendo, con un solo clic, procedo alla registrazione del fatto contabile.
Altra registrazione automatica è quella della riconciliazione dell’estratto conto bancario. Nei sistemi classici si procede ad inserire una voce di prima nota per ogni entrata/uscita da rilevare.
Quelli appena elencati sono solo alcuni dei vantaggi ottenibili utilizzando un ERP integrato.
Come punto a favore dell’ERP integrato, dobbiamo considerare anche la certezza dell’integrità dei dati. Il sistema, seguendo il flusso documentale, fa sì che i documenti siano in un unico database con flusso di dati connesso.
Inoltre, la contabilità non deve più essere vista come un satellite a sé stante, ma deve essere integrata all’interno del “sistema azienda”. Come sappiamo tutte le transazioni devono essere registrate e se eventualmente i dipendenti dovessero fare degli errori, questi si rileverebbero solamente al momento della registrazione.
Con un sistema ERP integrato, i documenti e le transazioni sono controllate in tempo reale all’atto dell’azione, lasciando al reparto amministrativo l’eventuale onere di verificare la correttezza dei contenuti e la rispondenza alle norme.
Non per ultimo, un ulteriore vantaggio è il risparmio di tempo che un sistema integrato ci garantisce. Una volta configurato, infatti, il sistema effettua tutta una serie di scritture automatiche che non richiedono più l’intervento dell’utente. In questo modo, l’amministrazione si può concentrare su aspetti meno operativi e più strategici.
Sulla base di quanto appena esposto, il cambio di mentalità contabile per approcciare un ERP integrato, può quindi far risparmiare tempo e costi, migliorando così le performance dell’azienda.
Qual è la differenza tra la contabilità generale e la contabilità analitica, per la rilevazione delle informazioni in azienda?
La contabilità generale nasce dal sistema informativo dell’azienda e ha lo scopo di rilevare, elaborare e comunicare dati quantitativi riguardanti l’azienda stessa.
Si occupa soltanto delle rilevazioni che si possono esprimere in termini monetari o economici, che vengono organizzate sistematicamente in conti o prospetti di natura simile e determinano l’ammontare del reddito e del capitale d’esercizio, consentendo di arrivare a un risultato della gestione in termini di costi e ricavi. La contabilità generale è obbligatoria per legge e va tenuta secondo criteri standard, applicando anche il metodo della partita doppia.
Il bilancio ne rappresenta il documento di sintesi, fornendo informazioni utili sia per i soggetti esterni all’azienda, che per i soggetti interni.
Ma questo non è sufficiente per verificare l’andamento economico e finanziario di una linea di produzione, di un singolo prodotto, o di una business unit, o per conoscerne i costi fissi, il costo delle materie prime, i costi di distribuzione e la redditività.
Ciò è possibile invece con la contabilità analitica (o industriale), che permette di approfondire gli aspetti non evidenziati nel bilancio d’esercizio, fondamentali, però, per un corretto processo decisionale da parte dell’imprenditore nel minor tempo possibile.
Se la contabilità generale si occupa di tutti i fatti amministrativi che comportano uno scambio con l’esterno, la contabilità analitica si sofferma invece su quanto avviene internamente all’azienda. Non c’è obbligo di legge ma approntare un sistema di contabilità analitica è ormai imprescindibile per disporre di dati sempre aggiornati e precisi.
Oltre a monitorare costi e ricavi, la contabilità analitica è uno strumento in grado di fornire dati utili e di aiutare la direzione nel determinare gli obiettivi da raggiungere e il budget. Svolge quindi una funzione non solo di analisi statica, ma dinamica e anche preventiva.
In molte aziende, i dati contabili e le rilevazioni vengono elaborati spesso secondo una logica fiscale e ciò può essere un problema per l’imprenditore che legge quei dati aziendali.
Le rilevazioni contabili effettuate durante l’anno devono servire quale supporto all’imprenditore o al manager per poter fare delle valutazioni e considerazioni sull’andamento della propria impresa; ecco perchè riempire i conti della contabilità generale con una moltitudine di “oggetti contabili” inutili alla conoscenza dell’imprenditore o del manager è in assoluto fuorviante.
Articolo scritto da Francesco Pica, CEO Sileron Italia
