Change management: come affrontarlo (seguendo alcune best-practices)

Le aziende possono essere viste come un organismo vivente, in cui tutte le componenti (interne ed esterne) contribuiscono costantemente all’equilibrio della stessa, concorrendo tutte, in modo differente al risultato finale. Ci sono, tuttavia, dei momenti in cui le spinte di cambiamento sono più evidenti ed è proprio in questi momenti in cui l’efficacia del change management è più chiara.

Che cos’è il Change management?

Il Change management è la consulenza sulla gestione del cambiamento. 

Il supporto al cambiamento ha come obiettivo quello di cercare di prevedere gli effetti di un forte cambiamento su tutte queste componenti dell’organismo-azienda e cercare di “indirizzare” gli sforzi nella direzione più efficace possibile. 

Alcuni consulenti sono specializzati proprio nel saper gestire le problematiche legate a momenti di grossi cambiamenti in azienda, permettendo di trarre un beneficio dalla novità.

Agiamo spesso in concomitanza con progetti ERP, proprio perché l’istallazione di un moderno sistema gestionale (soprattutto se si arriva da una situazione in cui l’ERP è assente, datato o inadeguato) influisce su tutte le componenti aziendali.

Nella maggior parte dei progetti che vengono proposti si lavora quasi solo sulla componente “strumento” e sempre troppo poco sulla componente “processi” e persone. 

Che cosa propone Sileron?

Per fortuna in Sileron proponiamo una consulenza che va al di là dell’installazione di uno strumento ma che permette di integrare anche un importante lavoro di efficientamento di processi. Una modifica, anche minima, di un processo comporta spesso una profonda modifica al lavoro quotidiano di qualcuno. Ad esempio: ci capita spesso nei nostri progetti di installare sistemi di controllo di gestione e di Business intelligence avanzati e automatizzati, che per il management si traduce in un sogno ad occhi aperti. Tutti i dati (dal più più capillare al più macro) sono elaborati in tempo reale e sono a disposizione in ogni momento.

Chi si occupa di elaborare i dati e di analizzarli “a mano” potrebbe temere questa novità. Nella quotidianità di queste persone, il 90% del loro tempo consiste nel raccogliere dati, incasellarli, raggrupparli per poi elaborarli ed esporli e solo il 10% del loro tempo sarà dedicato a analizzare i risultati e condurre ulteriori approfondimenti. Può quindi accadere che queste persone abbiano il timore che un sistema automatizzato possa rendere il loro lavoro obsoleto. Nella pratica quello che deve accadere è che si possa comprendere che il loro lavoro diventerà differente ma non peggiore; anzi, perché avendo già a disposizione un dato puntuale, aggiornato e preciso, il loro lavoro si potrà trasformare da “manuale” a un lavoro di visione, di arguzia, di intuizione in quanto potranno concentrarsi unicamente sulle analisi dei dati e non sulla loro raccolta. Se le persone non attuano questo ragionamento, non basterà chiedere loro perentoriamente di adeguarsi alla novità, perché accadrà che il sistema non verrà utilizzato a dovere o non verrà utilizzato affatto. Con il risultato che si è comprata una Ferrari ma che la si utilizza al minimo delle sue possibilità o non la si utilizza affatto. 

Il supporto alla gestione del cambiamento anticipa questi rischi, e li minimizza attraverso sia azioni generalizzate che mirate, al fine di far comprendere i veri obiettivi del cambiamento e di non lasciare inascoltate le necessità di nessuno. Ci occupiamo di tutte le fasi del progetto, dalla definizione al supporto, per gestire questo tipo di situazioni. Lavoriamo sulla comunicazione interna per far comprendere al meglio tutti i vantaggi del cambiamento, mettiamo a disposizione strumenti di gestione del tempo, delle riunioni, della comunicazione, per gestire le fasi di esecuzione del progetto e garantiamo un’attenzione in più al supporto degli utenti e dei keyuser nella fase di roll-out. 

Come è cambiato il change management durante la pandemia?

Ci sono alcuni “fattori esterni” che obbligano le aziende a grandi cambiamenti. La pandemia è sicuramente uno di questi. 

Credo che questa situazione abbia accelerato alcuni processi che erano già in corso; ci sono tre grossi temi che prima o poi le aziende avrebbero dovuto e dovranno affrontare. 

• La comunicazione efficace. Per molte aziende il lavoro a distanza è diventato la normalità, videocall e chat sono entrate nel lavoro quotidiano di tanti, e dopo un momento di assestamento credo che tutti possiamo vederne anche i lati positivi. Un tema forte del Change management è quello di supportare questo cambiamento, liberando tutto il potenziale di questa modalità di lavoro (equilibrio vita-lavoro migliorato, possibilità di collaborazione con chiunque nel globo, maggiore flessibilità…) e allo stesso tempo cercando di ridurre gli impatti negativi (solitudine, minore contaminazione di idee, minore team working…). Da un lato si deve agire sugli strumenti di comunicazione che ognuno può mettere in campo (come soft-skill) e dall’altro creare degli eventi, dei momenti, delle situazioni in cui si possa “fare gruppo” e collaborare efficacemente come e meglio di prima.
• La diversità e la cultura aziendale. Questo è il grande tema del nostro tempo. La diversità non basta enunciarla, va messa in atto con azioni pratiche e nello stesso tempo va sviluppato il concetto di valori e cultura aziendale per rafforzare l’elemento unificante tra le persone.
• Competizione world-wide. Se le persone non sono più ancorate alla “location” per il loro lavoro, allora chiunque, da ogni parte del mondo, può fare il nostro lavoro e venderlo ai nostri clienti e viceversa. Alcuni mercati hanno già dovuto affrontare questo problema/opportunità, altri lo stanno affrontando ora. Per avere un vantaggio competitivo bisogna essere “diversi” dagli altri e per farlo bisogna supportare le idee nuove, il pensare fuori dagli schemi, l’iniziativa delle persone in azienda. Ma come prima, non basta volerlo fare, occorre il supporto di un processo di cambiamento culturale preciso e dettagliato. 

Come affrontare in azienda la gestione del cambiamento?

Non ci sono ricette universali, ogni “organismo- azienda” è diverso. Ci sono però delle linee guida che ci possono consentire di non perdere contatto con i processi e soprattutto le persone dell’azienda. Il consiglio è di non essere chiusi al cambiamento, perché se è visibile significa che prima o poi arriverà, ma di analizzarlo, capirne le ragioni profonde e di ascoltare le aspettative e i timori che ne conseguono per ottenere il massimo da questi momenti. Questa cosa avverrà con o senza di noi, quindi è meglio farci trovare pronti piuttosto che doverla subire (magari) con troppo ritardo per poterla cavalcare a dovere.  

Per seguire un vecchio adagio, ciò che non uccide fortifica e saper abbracciare il cambiamento è esattamente quello che rende un’azienda competitiva, efficace e profittevole e un posto piacevole in cui lavorare. 

Questo contenuto è stato scritto con Simone FIORELLI PICA , Consulente per il change management e Recruiting consultant per Sileron Italia.