Les notes de frais en entreprise peuvent vite devenir un véritable casse-tête… Et ce, pour toutes les parties concernées ! Utilisateurs, managers et comptabilité y passent souvent (beaucoup) trop de temps. En cause ? Des process internes fastidieux, des erreurs humaines de saisie ou bien encore de conformité.
Pour y faire face, une solution existe : l’adoption d’une solution de gestion de notes de frais.
Aure Lay, consultante fonctionnelle SAP, nous explique pourquoi opter pour une solution de notes de frais intelligents comme SAP Concur peut vous aider à faire des économies et comment mettre en place un tel projet.
L’intelligence artificielle au service de la gestion de vos notes de frais et de votre trésorerie
Récupération de TVA, dématérialisation des notes de frais et un meilleur contrôle du respect de votre politique interne de notes frais sont autant d’avantages que l’adoption d’une solution de gestion intelligent peut vous offrir.
Une aide conséquente pour la récupération de la TVA de votre entreprise
La TVA provenant de pays étrangers représente plus de 7 milliards d’euros en Europe chaque année. Et il semblerait que moins d’un tiers de cette somme ne soit récupéré par les entreprises… Faute de connaissances mais surtout d’outils adaptés.
De plus, avec la pandémie, de nombreux pays européens ont mis en place des actions d’allégement fiscal pour aider les entreprises. Ceci a eu pour cause d’engendrer des changements de taux de TVA aussi bien sur les produits que les services. Résultat ? Les services de comptabilité des entreprises ont vu leur charge de travail augmenter par le simple fait de devoir s’assurer que les taux de TVA étaient correctement référencés. Car, des erreurs de TVA peuvent coûter cher à l’entreprise ! Elles peuvent entraîner notamment des risques d’amendes conséquentes en cas de contrôle.
Pour cela, SAP Concur met à disposition une solution d’audit pour mieux appréhender les questions relatives à la TVA. De plus, à force d’utilisation, son intelligence artificielle vous permet de détecter sur les notes de frais les informations liées à la TVA. Ainsi, plus d’excuses pour louper une demande de réclamation de TVA !
Une solution clé-en-main pour la dématérialisation de vos notes de frais
Si la dématérialisation des factures sera bientôt rendue obligatoire, la dématérialisation des notes de frais et d’ores est déjà possible en France. L’URSAFF a en effet validé en 2019 qu’il n’était plus nécessaire de conserver tous les justificatifs papier si ceux-ci sont numérisés.
Avec cette avancée, c’est un gain de temps et de coûts considérables pour les entreprises. Mais aussi un avantage pour les salariés, qui, grâce à un processus de validation des notes de frais simplifiés ne perdent plus de temps en allers et retours. Ils savent immédiatement si la facture qu’ils soumettent est conforme ou non.
Notamment avec la possibilité de scanner ses reçus via application mobile, SAP Concur offre un avantage conséquent pour ses utilisateurs. Mais aussi pour les managers et la comptabilité ! Économies de papier, d’énergie et suppression de la lourde tâche d’archivage sont autant de gain pour l’entreprise.
Le respect de votre politique interne et un meilleur contrôle
Grâce à l’intelligence artificielle d’une solution de gestion de notes de frais comme SAP Concur, il est possible de détecter les notes de frais en doublon, ne respectant pas votre politique interne ou comportant des erreurs. Et ce, avant même que la note de frais ne passe par le manager ou la comptabilité. En effet, SAP Concur envoie des alertes automatiques à l’utilisateur dès qu’une action non-conforme apparaît. Un gain de temps conséquent dans le process évitant ainsi les aller-retours intempestifs.
De plus, vous réduisez les potentiels gonflements de frais comme cela arrive très régulièrement sur les notes de frais kilométriques. Avec la fonction Concur Drive, les frais kilométriques sont calculés automatiquement par le logiciel de gestion de notes de frais.
La mise en place de SAP Concur avec Sileron
SAP Concur, une solution de gestion de notes de frais autonome
SAP Concur s’adapte complètement à votre organisation d’entreprise. Il peut s’intégrer à un ERP SAP comme SAP Business ByDesign ou S/4HANA Cloud. Il peut aussi être relié à un ERP Netsuite, Oracle ou même Divalto.
Et si vous n’avez pas d’ERP, SAP Concur peut également fonctionner de manière 100% autonome.
Analyse de votre besoin
Phase d’implémentation : customisation de la solution SAP Concur en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise
Phase de test
Phase de déploiement et support après Go-live
Comptez en moyenne 3 mois pour la réalisation de ces 4 étapes.
Essayer SAP Concur, c’est l’adopter ! Intuitif, il simplifie la gestion des notes de frais comme vous n’auriez pu l’imaginer. Grâce à son scan de justificatif intelligent, l’intégration des flux bancaires automatiques ou bien encore l’intégration automatique par email, il contribue à faire gagner du temps, de l’argent et simplifier de manière considérable vos process.
Quand on sait que les entreprises ont un budget de 11 milliards d’euros par an de notes de frais… il serait dommage de ne pas l’optimiser !
Cet article a été réalisé avec Aure Lay, Consultante fonctionnelle SAP Business ByDesign et SAP Concur.
Aure Lay est consultante fonctionnelle SAP depuis 2017 pour SILERON. Spécialisée sur SAP Business ByDesign, elle intervient sur les recommandations clients ainsi que sur les projets d’implémentation ERP et le support SAP Business ByDesign. Depuis 2020, elle est également devenue référente SAP Concur pour SILERON.
