KOBA Global Services – Perché l’ERP SAP Business ByDesign e Sileron?

La società di servizi di comunicazione Koba Global Services ha scelto SAP Business ByDesign e si è rivolta a Sileron per la sua implementazione.

La necessità di aggiornare l’ERP in uso con una nuova versione è diventata l’occasione per valutare altre soluzioni, più adeguate a supportare lo sviluppo del business dell’azienda, nel frattempo cresciuto in volume e nell’offerta di servizi, anche nella sua evoluzione futura.

Trascrizione della testimonianza di Thomas Sonnenschein, Direttore Finanziario Koba Global Services.

Il contesto

KOBA è una società di servizi di comunicazione operativa sul mercato da oltre 30 anni.
Abbiamo iniziato come azienda di servizi postali, cioè gli involucri in carta o plastica che si ricevono a casa per posta. Oggi operiamo con due siti produttivi in Francia, uno nell’Oise, e l’altro vicino a Bordeaux.
Negli ultimi anni, abbiamo sviluppato anche servizi di digital marketing, cosi oggi facciamo anche attività SEO, SEM e creazione di siti Web… Inoltre, nell’ultimo anno, abbiamo creato una piattaforma digitale per le autorità locali chiamata Covasivic, destinata ai Consigli comunali.

L’esigenza di Koba Global Services

Già alla fine del 2014 disponevamo di un ERP, ma era un ERP con licenza standard e un server locale. Avremmo dovuto aggiornarlo alle ultime versioni, il che sarebbe diventato piuttosto costoso.
Così abbiamo colto l’opportunità per mettere in discussione la soluzione, analizzando le varie opzioni disponibili sul mercato.
Volevamo proprio una soluzione che fosse al 100% nel cloud, per non dover più eseguire attività di aggiornamento a nuove versioni, dove invece pagare semplicemente un abbonamento mensile.
Una soluzione che non solo avrebbe soddisfatto le nostre esigenze industriali nel direct marketing, ma che avrebbe anche permesso di gestire qualsiasi problematica con le nuove soluzioni di digital marketing, cosa che non era possibile fare con la nostra soluzione precedente.

La scelta: soluzione e partner SAP

E cosi, dopo alcune ricerche, abbiamo scoperto in SAP Business ByDesign la soluzione che rispondeva ai nostri bisogni. SAP Business ByDesign è la soluzione che ha veramente soddisfatto tutte le nostre esigenze. E’ una vera soluzione SaaS (Software as a Service); nella modalità SaaS, ci sono plug-in in Excel che consentono di fare report in tempo reale, molto facilmente e con grande precisione.
La parte contabile, che è sempre stata il punto di forza di SAP, permette di avere il controllo completo dell’intera parte finanziaria dell’azienda. Anche tecnicamente è molto buona.
Abbiamo scelto di lavorare con Sileron perché sono davvero riusciti a metterci a nostro agio sin dall’inizio con la loro metodologia e impostazione, implementando un ambiente di test che corrispondeva alle nostre esigenze. Inoltre, i team erano molto convincenti, professionali, con molta esperienza sullo strumento.
Anche questo era molto rassicurante.

L’Implementazione della soluzione SAP Business ByDesign e i prossimi passi

L’implementazione della soluzione SAP Business ByDesign ha richiesto alcune settimane. Certo è un grande progetto; coinvolge tutti in azienda. Ma, rispetto ad altri progetti, è stato più semplice, perché siamo riusciti a restare nei parametri standard del sistema, non sviluppando personalizzazioni specifiche. Questo consente in seguito di fare aggiornamenti di versione automatici.
Il successo del progetto, l’implementazione della soluzione, è stata guidata da due elementi chiave: ovviamente gli utenti chiave, che devono anche supportare l’implementazione della soluzione, e anche la scelta di Sileron il system integrator che ci ha accompagnato per tutto il progetto con consulenti molto competenti, reattivi e molto flessibili.

In conclusione, questa è una soluzione scalabile che ci accompagnerà nel nostro sviluppo verso nuovi mercati. E abbiamo ancora alcune altre strade da esplorare, come la dematerializzazione delle fatture dei fornitori, che stiamo attualmente esaminando.
Stiamo inoltre esaminando insieme a Sileron altre possibilità di ottimizzazione dei nostri processi per essere più efficienti in futuro.