ERP SAP Cloud ERP VS ERP SAP OnPremise: cosa scegliere?

Gli ERP SAP offrono molte soluzioni aziendali alle imprese.

L’obiettivo comune è quello di elaborare tutti i dati dell’azienda per ottimizzare la redditività, adattarsi continuamente ai processi in evoluzione e quindi crescere in modo sostenibile. Per adottare la soluzione più adeguata, è importante conoscere e comprendere le differenti caratteristiche tra le soluzioni Cloud (SAP Business ByDesign, S/4HANA Cloud) e OnPremise (SAP S/4HANA).

Vi spieghiamo tutto!

Una licenza On-Premise è un software, acquistato in licenza d’uso, installato e gestito sull’hardware e sui server dell’azienda, sia che essi siano dentro l’azienda, sia che essi siano presso un provider. Con On-Premise, quindi si definisce una licenza pagata in acquisto con un successivo costo di manutenzione annuale (22% del costo della licenza). Una licenza corrisponde ad un utente nominale.

Il software cloud si basa sulla fornitura di risorse informatiche e applicative come server, spazio di archiviazione, software e database accessibili online via Internet. È erogato direttamente dall’azienda produttrice che ne governa anche tutti i servizi di sicurezza, evoluzione tecnologica, sistemistica. Ciò consente di ottenere un’innovazione più rapida, risorse più flessibili e anche di realizzare economie di scala.

Per cominciare, definiamo cosa sia un ERP, Enterprise Resource Planning.

È un software gestionale che aiuta le aziende a gestire la quasi totalità dei processi aziendali di una azienda di qualsiasi tipologia di mercato. Ad esempio, un ERP consente di automatizzare e ottimizzare i processi relativi alle aree Amministrazione e Controllo di gestione, Produzione, Supply Chain, Servizi, Acquisti e Vendite, Progetti e Risorse umane. In base alle proprie esigenze e strategie di gestione IT, un’azienda può scegliere se investire in un ERP On-Premise o un ERP in Cloud.

Guardiamo, per sommi capi, quali sono le caratteristiche delle soluzioni.

Per gestire un software gestionale in casa, “on-premise”, è necessario dotarsi di una infrastruttura HW delle necessarie caratteristiche dipendenti dalle esigenze del SW (risorse necessarie per DB e per il SW), dotarsi dei SW di sicurezza degli accessi al HW anche da remoto, mantenere l’evoluzione gli stessi, avere internamente competenze sistemistiche di gestione dell’HW e dei SW suddetti e gestirne gli upgrade. Inoltre sarà necessario almeno avere una politica di BackUp o copia degli archivi e sw per evitare che in caso di blocco, non si abbia la storia per far ripartire il sistema. Meglio ancora ridondare il sistema su due siti distanti per avere la cosiddetta continuità operativa, in caso di fermo di una macchina, l’altra continua ad operare non fermando l’azienda.

L’ERP on-Premise ha necessità, ad ogni release, di migrare, e quindi sarà necessario comprendere quale release si deve adottare e effettuare una migrazione alla versione successiva con mezzi propri, persone proprie (o di un fornitore).

Concludiamo dicendo che le competenze devono essere mantenute in azienda a supporto di tutte queste infrastrutture e tecnologie in evoluzione che dopo un periodo, per crescita di occupazione dati e per obsolescenza, devono essere cambiate e migrate a nuovo HW.

Naturalmente in questo caso di on-premise, il controllo dell’infrastruttura e del sistema è a totale appannaggio del cliente.

Ai dati si può accedere anche senza essere collegati con internet, se si è in azienda o con VPN fuori dall’azienda, o con internet da fuori se il SW lo consente.

Le personalizzazioni del SW sono più facilitate essendo una installazione in House. Tuttavia il rischio è l’eccesso di personalizzazioni che peggiorerebbe i costi di migrazione per dover modificare anche tutto il sw personalizzato. Sempre però nell’ambito delle possibiltà di effettuare personalizzazioni data dal produttore del SW.

Le licenze acquistate non sono dismissibili, cioè se si compra 10 licenze ma poi dopo due anni ne servono solo 5, il produttore non restituisce il denaro del costo iniziale di acquisto, al limite è disponibile, ma non è una regola stabilità, a negoziare il costo di manutenzione riducendolo alle licenze utilizzate, ma che poi per crescere se aumentano gli utenti, si dovrà procedere con dei nuovi acquisti di licenze. In pratica si perderebbe il diritto della licenza acquistata in passato, se richiesta la riduzione.

IL TCO, “total cost of ownership” della gestione IT, per paragonarsi ad un TCO Cloud, dovrà considerare in linea di massima i costi sostenuti su 5 anni di:

• Acquisto SW e suo canone di manutenzione per 5 anni
• Acquisto HW e Sw di controllo accessi e sicurezza e SW di BackUp o ridondanza.
• Costo personale Sistemistico per la gestione dell’HW e SW.
• Obsolescenza dell’HW e quindi sostituzione dopo un periodo di 3-5 anni
• Servizi di migrazione dei SW ogni uno, o due anni (migrazione ERP e controllo accessi e sicurezza).
• …altro come locali HW, energia, postazione personale, materiali di consumo etc.

Escludiamo dal TCO il progetto di implementazione ERP, le normali evoluzioni dei processi nel tempo e l’assistenza ordinaria sull’applicativo, attività considerata una invariante, visto che sarebbe necessaria per entrambe le soluzioni On-Premise e Cloud.

Per gestire un software gestionale realmente erogato in CLOUD, non è necessario:

1. dotarsi di una infrastruttura HW
2. dotarsi dei SW di sicurezza degli accessi anche da remoto
3. mantenere l’evoluzione tecnologica gli stessi
4. avere internamente competenze sistemistiche di gestione dell’HW e dei SW suddetti
5. gestirne gli aggiornamenti di release
6. non sarà necessario avere una politica di BackUp o ridondanza dati perché il servizio è garantito dal provider del ERP in Cloud.
7. Non si dovranno sostenere costi di uffici e consumabili…

L’ERP in Cloud ha rilasci di nuove release ogni 3-6 mesi senza costi perché inclusi nel canone del servizio.

In questo caso, tuttavia, serve una linea robusta di comunicazione perché l’ERP dovrà essere raggiungibile sempre via Internet. Con il vantaggio che si escluderà la VPN, non vi sarà necessità di avere SW sul PC e da qualunque sito, posizione, sede si accederà al sistema.

Il SW in Cloud, ha una peculiarità importante: lo schema dei dati e del DB di base, diciamo la struttura fondamentale del sistema, è inaccessibile alle personalizzazioni spinte.

Si possono fare degli adeguamenti e personalizzazioni, ma vanno eseguita in aree ben specifiche.

Per l’utente non cambia nulla, ovviamente ma è un tecnicismo per far comprendere come sia possibile che per un SW di queste dimensioni, l’azienda produttrice, riesca ad organizzare un evoluzioni costante del sistema, senza invadere tempi del cliente, creando upgrade trimestrali progressivi sul modello base del prodotto di cui ne tiene il controllo ferreo per poter far evolvere il prodotto nel tempo senza infierire sulle personalizzazioni.

In pratica è come avere una App che si aggiorna periodicamente automaticamente aggiungendo funzionalità e correggendo errori endemici.

Le licenze vengono acquistate per utente a canone, generalmente calcolato mensilmente, ma fatturato trimestralmente anticipato.

All’interno del canone vi sono tutti i costi di uso della licenza, manutenzione del sw, HW servizi sistemistici e di Upgrade di release.

In pratica il cliente non ha oneri di gestione di tutto l’apparato.

Escluso il supporto di Application Management che è relativo al progetto di implementazione che rimane comunque a pagamento, come per l’on-premise.

Le licenze acquistate nel caso Cloud hanno un grande vantaggio in caso di variazioni, infatti esse sono dismissibili, se necessario, ogni anno.

Quindi il vantaggio che ne deriva è che il numero degli utenti, annualmente, può fluttuare sia in crescita sia in decrescita. L’incremento può essere fatto durante l’anno solo per i mesi che rimangono fino alla scadenza del contratto annuale, il decremento può essere fatto solo al rinnovo del contratto.

Ogni anno tuttavia, il produttore si riserva di rivedere la scontistica applicata in funzione delle quantità di utenti rinnovati.

In conclusione, tutto è dipendente dalla strategia aziendale sia di dotarsi di personale addetto alla gestione dei sistemi e quindi di internalizzare anche la gestione del personale che comunque ha un costo a persona, sia della volontà di poter avere dei sistemi dove il controllo della sicurezza, evoluzione tecnologica, manutenzione, sia delegata al partner fornitore del SW.

A livello di TCO sui 5 anni, sommando tutte le voci, costi del personale compreso, il cloud può portare un risparmio di costi di tecnologia, applicazioni, personale, che può andare dal 20% al 30%, avendo anche contratti più flessibili e non impegnandosi a comprare HW che è soggetto ad obsolescenza.

Ogni azienda è unica, come lo sono anche le soluzioni ERP SAP che si adattano a specifiche esigenze. Il lavoro di Sileron consiste nell’implementare e integrare soluzioni SAP efficienti e di facile utilizzo per ottimizzare i processi del cliente e aumentarne l’efficienza. È possibile anche combinare una soluzione mista cloud e on-premise con SAP S/4Hana. Questa soluzione ibrida consente canali di comunicazione crittografati tra i vostri server e il cloud anche fra dimensioni di prodotti diversi di SAP stessa, come per esempio dotare le filiali meno grandi di strumenti più adeguati economicamente alla dimensione della filiale.

Sileron è un gruppo di esperti funzionali e tecnici che lavorano quotidianamente sulle soluzioni SAP. La nostra azienda ha esperienza in progetti di conversione di S/4Hana su scala internazionale, come dimostrano le referenze dei nostri clienti. Accompagniamo la vostra azienda in tutte le fasi dell’implementazione del vostro ERP, dallo studio di fattibilità alla messa in opera del sistema, per sfruttare al meglio le opportunità a vostra disposizione. Contattate Sileron per l’installazione del vostro ERP SAP cloud o On-Premise.

L’articolo è stato tradotto da Federica Malacarne, Marketing&Communication Assistant di Sileron Italia.